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Secrétariat

LE SECRETARIAT

Ce service comprend des secrétaires attachés chaque Direction.

Les missions d’un secrétaire en général sont :

  • Accueillir et orienter les visiteurs avec courtoisie ;
  • Gérer les appels téléphoniques ;
  • Recevoir et expédier le courrier ;
  • Tenir des registres de correspondance ;
  • Mettre en place un plan de classement pour la conservation des documents et toutes correspondances de l’OBM ;
  • Gérer le matériel, les équipements et les fournitures de bureau mis à sa disposition ;
  • Proposer le déclassement des archives après la période réglementaire de rétention ;
  • Respecter strictement la déontologie professionnelle ;
  • Exécuter toute autre tâche lui confiée par son supérieur hiérarchique.

En plus de ces missions, le secrétaire en chef a les responsabilités suivantes :

  • Superviser tout le travail des autres secrétaires ;
  • Dispatcher tous les travaux à rédiger et à multiplier à la photocopieuse ;
  • Contrôler tous les documents traités par les secrétaires avant leur transmission à qui de droit ;
  • Annoncer les visiteurs chez le Directeur Général, ou son chef hiérarchique direct ;
  • Garder le cachet de la Direction Générale ou de la Direction de son ressort ;
  • Préparer et assurer la propreté de la salle de réunion et de la Direction de son ressort.
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